Thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật mới nhất

Cứ đến hẹn thì lên gặp cục quản lý xuất nhập cảnh một lần để gia hạn visa. Sau 6 năm ở Nhật thì mình cũng đã gia hạn 3 lần: 1 năm, 3 năm và 3 năm.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết về quy trình gia hạn visa cho kỹ sư tại Nhật Bản nhé

Những điểm quan trọng về Visa Kỹ sư

1. Không giống như các loại visa du học hoặc du lịch, Visa Kỹ sư tại Nhật Bản (技術・人文知識・国際業務) cung cấp cơ hội cho người lao động nước ngoài làm việc tại Nhật Bản, học tập và thậm chí xây dựng cuộc sống ổn định tại đây. Tuy nhiên, thời hạn của loại visa này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như năng lực, mong muốn, và loại công việc bạn đảm nhận.
2. Nếu bạn muốn gia hạn visa, bạn nên bắt đầu thủ tục ít nhất 3 tháng trước khi hết hạn.
3. Xin trái ngành cũng được nếu bạn chứng minh được trong quá khứ mình từng làm công việc hoặc học hành về lĩnh vực đó.

Thủ tục gia hạn visa

Trường hợp không có sự thay đổi về chỗ làm

Ở trường hợp này, nếu bạn không gặp vấn đề liên quan đến thuế và không có hành vi vi phạm pháp luật, quá trình gia hạn visa thường diễn ra khá thuận lợi. Thời gian xử lý hồ sơ và nhận được visa mới thường khoảng từ 2 tuần đến 1 tháng.

Tuy nhiên, việc tự mình làm thủ tục gia hạn có thể gặp các vấn đề như chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc điền sai thông tin. Điều này có thể dẫn đến việc phải đến Cục xuất nhập cảnh nhiều lần để điều chỉnh, dẫn đến mất nhiều thời gian quý báu.

Vì vậy, để tránh trường hợp này, đặc biệt đối với người nước ngoài không quen thuộc với các quy định và thủ tục tại Nhật Bản, nên nhờ người tư vấn pháp luật hoặc công ty hỗ trợ để hoàn thành các thủ tục một cách nhanh chóng và suôn sẻ.

Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết cho trường hợp không có sự thay đổi về chức vụ và nơi làm việc:

Cá nhân tự chuẩn bị:

1. Đơn xin gia hạn visa kỹ sư (在留期間更新新許可申請書). Tải tại đây.
2. Ảnh thẻ 3×4.
3. Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng và bản copy.
4. Thẻ ngoại kiều (在留カード ) và bản photo 2 mặt.
5. Giấy chứng nhận đang làm việc tại công ty (在職証明書): Giấy này bạn xin ở phòng hành chính công ty, nếu có thêm nội dung thu nhập thì càng tốt.
6. Giấy tờ liên quan đến thuế gồm 納税証明書 và 課税証明書 mới nhất: 2 loại giấy này bạn xin năm mới nhất nhé. Nếu không tiện đến văn phòng quận để xin, bạn có thể tự in ở combini bằng thẻ cứng My number. Trường hợp mới gia hạn lần đầu sẽ không có giấy tờ thuế.
7. Bản sao Hợp đồng lao động (雇用契約書)
8. Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票): Hằng năm, công ty sẽ phát giấy này vào khoảng tháng 12.

Nhờ công ty chuẩn bị:

Bản sao của 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của cục thuế (Nếu công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần nộp).

Tùy thuộc vào tính chất của công việc, có thể yêu cầu thêm một số giấy tờ khác.

Trường hợp có sự thay đổi về chức vụ và nơi làm việc

Nếu bạn có sự thay đổi về chức vụ hoặc nơi làm việc, quá trình gia hạn visa có thể phức tạp hơn và yêu cầu nhiều giấy tờ hơn. Dưới đây là danh sách giấy tờ cần thiết cho trường hợp này:

Cá nhân tự chuẩn bị:

1. Đơn xin gia hạn visa kỹ sư (在留期間更新新許可申請書). Tải tại đây.
2. Ảnh thẻ 3×4.
3. Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng và bản copy.
4. Thẻ ngoại kiều (在留カード ) và bản photo 2 mặt.
5. Giấy chứng nhận đang làm việc tại công ty (在職証明書): Giấy này bạn xin ở phòng hành chính công ty.
6. Giấy tờ liên quan đến thuế gồm 納税証明書 và 課税証明書 mới nhất: 2 loại giấy này bạn xin năm mới nhất nhé.Nếu không tiện đến văn phòng quận để xin, bạn có thể tự in ở combini bằng thẻ cứng My number. Trường hợp mới gia hạn lần đầu sẽ không có giấy tờ thuế.
7. Giấy 退職証明書 do công ty cũ cấp.
8. Giấy tường trình chi tiết lý do xin gia hạn visa 申請理由書: Bạn phải tự viết giấy này, thường sẽ không có mẫu.
9. Bản sao Hợp đồng lao động (雇用契約書)
10. Bản sao bằng tốt nghiệp Đại học, hoặc các bằng cấp khác tại Nhật.
11. Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票): Hằng năm, công ty sẽ phát giấy này vào khoảng tháng 12.
12. Sơ yếu lý lịch 履歴書.

Nhờ công ty chuẩn bị:

1. Pamphlet giới thiệu về công ty mới (Nếu công ty không có thì bạn in phần giới thiệu từ trang chủ website của công ty nhé)
2. Bản gốc của giấy 履歴事項全部証明書 đăng ký công ty: Bạn có thể nhờ người của công ty lên 法務局 để xin.
3. Giấy giới thiệu từ công ty 登録事項証明書: Giấy tờ này cần 源本 nên phải nhờ công ty sớm để xử lý.
4. Bản sao báo cáo tài chính 決算文書の写し: Bản copy của 決算文書, tạm hiểu là tình hình kinh doanh của công ty.
5. Bản sao của 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của cục thuế (Nếu công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần nộp).
6. Danh sách nhân sự người nước ngoài của công ty mới (nếu có).
7. Lý do tuyển dụng (採用経緯説明書): Bạn có thể nhờ bên bộ phận Nhân sự của công ty hỗ trợ

Tùy thuộc vào tính chất của công việc và sự thay đổi, có thể yêu cầu thêm một số giấy tờ khác.

Đối với bạn nào mà từ dhs hoặc tư cách lưu trú khác đổi sang thì tải đơn ở đây nhé

Địa điểm nộp

Địa chỉ nộp hồ sơ: Bạn hoặc người tư vấn pháp luật của bạn sẽ cần đến Cục quản lý xuất nhập cảnh để nộp hồ sơ.

Thời gian nộp hồ sơ:

Sáng : 9:00 – 12:00

Chiều : 13:00 – 16:00

Cục sẽ nhận hồ sơ của bạn trong 2 khung giờ trên vào tất cả các ngày trong tuần.

Dạo gần đây tình hình người ở cục khá đông nên khả năng bạn sẽ mất tầm nguyên nửa buổi để nộp hồ sơ. Chuẩn bị đồ ăn, nước uống và 1 tâm hồn đẹp để chờ nhé

Nếu việc gia hạn thành công, thông thường sau khoảng 2 tuần đến 1 tháng, bạn sẽ nhận được hagaki “Thông báo” đến từ Cục quản lý xuất nhập cảnh.

Còn nếu quá thời gian trên bạn hãy liên hệ đến cục để hỏi hoặc xem thử thùng thư nhà mình cục có gửi giấy yêu cầu bổ sung gì không nhé.

Nhận thẻ mới mang gì

• Hagaki/thư “Thông báo”.
• Phiếu 「申請受付票」 nhận được khi đến nộp hồ sơ xin gia hạn visa.
• Hộ chiếu (bản gốc).
• Thẻ lưu trú (bản gốc).
• 4000 yên tiền phí để mua tem ở combini

Tài liệu bổ sung ( nếu có)

Trong quá trình gia hạn visa, bạn có thể nhận được thông báo từ cơ quan quản lý nhập cảnh về việc cần bổ sung các tài liệu.

Dưới đây là danh sách tài liệu bổ sung thường gặp:

Nếu công việc của bạn bị nghi ngờ: Nếu công việc của bạn đang bị nghi ngờ, bạn có thể được yêu cầu cung cấp thêm các tài liệu sau đây để chứng minh công việc của bạn:

• Tài liệu mô tả chi tiết công việc của bạn.
• Hình ảnh vị trí làm việc của bạn và sơ đồ vị trí làm việc.
• Danh sách nhân viên nước ngoài khác làm việc tại công ty (quốc tịch, ngày tháng năm sinh, công việc, thời hạn visa, số thẻ cư trú).

Nếu có nghi ngờ về tình trạng làm việc của bạn:

Nếu cơ quan quản lý nghi ngờ về tình trạng làm việc của bạn, bạn có thể được yêu cầu cung cấp các tài liệu sau đây:

• Sổ lương của bạn (3-12 tháng gần đây).
• Bảng lương của bạn (3-12 tháng gần đây).
• Biên lai thuế thu nhập cá nhân (3-12 tháng gần đây).
• Sao kê tài khoản ngân hàng về lương (3-12 tháng gần đây).
• Danh sách nhân viên nước ngoài khác làm việc tại công ty.

Nếu bạn có nợ bảo hiểm y tế quốc gia:

Bạn cần phải thanh toán nợ này và cung cấp bằng chứng về việc bạn đã thanh toán nợ này trước khi nộp đơn gia hạn visa.

Trong quá trình làm thủ tục gia hạn visa kỹ sư, nếu bạn không hiểu rõ về các giấy tờ được yêu cầu hoặc cần thêm thông tin. Hãy chủ động gọi điện hoặc lên trực tiếp Cục Xuất nhập cảnh để hỏi và chuẩn bị chính xác các giấy tờ yêu cầu.

Chúc bạn thành công trong quá trình gia hạn visa!!!